Unterlagen für den Hausverkauf – und der Ordner, der Steuern spart

Eine amtliche Gesamtliste gibt es nicht. Die Checkliste unten habe ich aus den einzelnen Gesetzen und dem Formular der Zürcher Notariate zusammengestellt. Sie hat drei Teile.

Der erste Teil ist für das Notariat. Ein Hauskauf ist nur gültig, wenn ihn eine Urkundsperson öffentlich beurkundet.⁶ Darum will das Notariat Ausweis, AHV-Nummer, einen allfälligen Ehevertrag und bei Vermietung eine Übersicht der Mietverträge sehen. Es fragt nach Hypothek, Bank und der letzten Elektrokontrolle.⁷

Der zweite Teil ist für Ihre Steuer. Der alte Kaufvertrag und die Rechnungen für Umbauten bestimmen den Gewinn, auf den die Gemeinde die Grundstückgewinnsteuer erhebt.⁸

Der dritte Teil ist für Ihre eigene Übersicht, die Käuferschaft und ihre Bank: Grundbuchauszug, Pläne, Versicherungswert, Energie- und Elektro-Unterlagen. Vieles davon ist keine Pflicht. Für Käuferschaft und Bank ist es aber eine wichtige Grundlage.

Was das für Sie heisst: Beginnen Sie mit dem zweiten Teil. Die Rechnungen darin stellt Ihnen kein Amt neu aus.

Besteuert wird im Kanton Zürich nicht der Verkaufspreis, sondern der Gewinn: Erlös minus Anlagekosten.⁸ Anlagekosten sind der damalige Kaufpreis und bestimmte Ausgaben seit diesem Kauf. Den Kaufpreis belegt der alte Kaufvertrag.

Welche Ausgaben zählen, steht im Gesetz.⁸ Umbauten und andere dauernde Verbesserungen, abzüglich Versicherungsleistungen und Fördergelder. Beiträge an Strasse, Trottoir oder Werkleitungen. Ein bezahlter Mehrwertausgleich, die Abgabe nach einer Aufwertung durch Ein- oder Umzonung. Gewöhnlicher Unterhalt zählt nicht.

Den Nachweis müssen Sie erbringen.¹ Wer eine Investition nicht belegen kann, riskiert, dass sie nicht angerechnet wird. Ob eine Ausgabe wertvermehrend ist oder Unterhalt, entscheidet das Gemeindesteueramt im Einzelfall.

Liegt der Kauf mehr als 20 Jahre zurück, dürfen Sie statt des Kaufpreises den Verkehrswert von vor 20 Jahren einsetzen.⁸ Ob sich das lohnt und welche älteren Rechnungen dann noch zählen, beurteilt das Gemeindesteueramt.

Was das für Sie heisst: Der Ordner mit Rechnungen ist kein Papierkram. Er ist Teil Ihrer Steuerrechnung. Im Beispiel unten ist er 31'200 Franken wert.

Bei einem geerbten oder geschenkten Haus zählt für die Steuer nicht der Wert beim Erbgang. Massgebend ist die frühere Handänderung, meist der Kauf durch Ihre Eltern.⁸ Darum ist deren alter Kaufvertrag heute wichtig.

Dasselbe gilt für Rechnungen. Anrechenbar sind Ausgaben in der massgebenden Besitzesdauer.⁸ Bei einem geerbten Haus beginnt sie meist mit dem Kauf durch die Eltern. Ein Umbau, den Ihre Eltern bezahlt haben, kann also Ihre Steuer senken. Liegt ihr Kauf mehr als 20 Jahre zurück, gilt die Sonderregel von oben.

Fehlt der Vertrag im Ordner? Das Grundbuchamt bewahrt die Belege seiner Einträge auf, auch Kaufverträge.¹ Dritte dürfen solche Belege nur in besonderen Fällen einsehen.⁵ Ob Sie als Erbin oder Erbe schon vor dem eigenen Eintrag eine Kopie erhalten, sagt Ihnen das Grundbuchamt. Kopien kosten nach Tarif 2 Franken pro Seite. Dauert die Suche länger als eine halbe Stunde, kommen 90 Franken pro Stunde dazu.⁴

Was das für Sie heisst: Werfen Sie beim Räumen nichts weg, was nach Kaufvertrag oder Rechnung aussieht.

Erben werden mit dem Tod Eigentümer. Im Grundbuch über das Haus verfügen können sie aber erst, wenn sie selbst eingetragen sind.²⁶ Dafür braucht das Grundbuchamt den Erbschein im Original.^{2 27}

Beantragt wird er beim Bezirksgericht am letzten Wohnsitz der verstorbenen Person.²⁷ Selbst in einfachen Fällen rechnen die Zürcher Gerichte mit etwa 6 bis 12 Wochen.²⁸ Beruht das Erbe auf einem Testament oder Erbvertrag, kommt der Erbschein erst nach dessen Eröffnung.³³

Gehört das Haus mehreren Erben, müssen alle dem Verkauf zustimmen.²⁶ Für das Verfahren um den Erbschein können die Erben eine Person schriftlich bevollmächtigen.²⁸ Welche Form die Vollmacht für den Verkauf selbst braucht, klären Sie mit dem Notariat. Mehr dazu unter Erbengemeinschaft und Liegenschaft.

Was das für Sie heisst: Beantragen Sie den Erbschein früh. Ob Kaufvertrag und Eintrag gleichzeitig angemeldet werden können, klärt das Notariat. Wer das Erbe vielleicht ausschlagen, also ablehnen will, beantragt keinen Erbschein. Er verlangt stattdessen eine «Bescheinigung für Auskunft».²⁸

Ohne Notariat gibt es keinen Hausverkauf. Der Kaufvertrag muss öffentlich beurkundet werden.⁶ Im Kanton Zürich sind Notariat und Grundbuchamt dieselbe Amtsstelle.³² Das amtliche Formular nennt fünf Unterlagen zum Einreichen.⁷

Eine Kopie von Identitätskarte oder Pass und die AHV-Nummer. Eine Kopie des Ehevertrags, falls es einen gibt. Eine Vollmacht, falls Post an eine Drittperson gehen soll. Bei Vermietung eine Übersicht der Miet- und Pachtverträge.⁷ Den Grundbuchauszug nennt diese Liste nicht.

Zusätzlich fragt das Formular nach Angaben, die Sie früh klären sollten.⁷ Wie hoch ist die Hypothek, und bei welcher Bank? Wann war die letzte Elektrokontrolle? Ist das Haus Ihre Familienwohnung, also das Zuhause, in dem Sie als Paar leben? Dann braucht der Verkauf die ausdrückliche Zustimmung Ihres Ehepartners, auch wenn nur Sie im Grundbuch stehen.¹

Was das für Sie heisst: Bringen Sie zum Termin einen amtlichen Ausweis mit, auch als Verkäuferin oder Verkäufer.⁹ Und reden Sie früh mit Ihrer Bank. Sie muss die Hypothek nicht auf die Käuferschaft übertragen.⁷ Was eine vorzeitige Auflösung kosten kann, zeigt der Rechner zur Vorfälligkeitsentschädigung.

Den Grundbuchauszug stellt das zuständige Grundbuchamt im Kanton Zürich aus. Bestellt wird online über das Formular der Zürcher Notariate. Sie wählen eines von 44 Grundbuchämtern und als Zweck zum Beispiel «Verkauf – mit Pfandrechte».³

Der Auszug zeigt, wem das Grundstück gehört, welche Rechte Dritter darauf lasten und welche Pfandrechte bestehen.¹ Pfandrechte sind die Sicherheiten für die Hypothek, etwa Schuldbriefe. Ohne besonderes Interesse erhält jede Person nur einen Teil dieser Daten, ohne die Pfandrechte.² Als Eigentümerin oder Eigentümer bestellen Sie den vollständigen Auszug direkt.³

Der amtliche Tarif: 30 Franken für die erste Seite, 10 Franken für jede weitere bis Seite 10.⁴ Ein Auszug mit vier Seiten kostet also 60 Franken. Dazu kommen allenfalls Mehrwertsteuer und Auslagen wie Porti.⁴ Den Katasterplan gibt das Grundbuchamt nicht ab. Er kommt von der Nachführungsstelle der amtlichen Vermessung.^{3 13}

Was das für Sie heisst: Eine schriftliche Eigentümerauskunft für 20 Franken reicht nicht. Sie zeigt keine Pfandrechte.^{2 4} Auf der Liste des Notariats steht der Auszug nicht.⁷ Sie brauchen ihn für Ihre eigene Übersicht, für die Käuferschaft und ihre Bank.

Vieles, was ein Amt führt, lässt sich neu bestellen. Über Baugesuche entscheidet die Baubehörde Ihrer Gemeinde.¹¹ Jede Person hat Anspruch auf Zugang zu Informationen, die bei einer Behörde vorhanden sind.¹² Ob alte Baupläne noch archiviert sind, sagt Ihnen die Baubehörde. Pflicht für den Verkauf sind Pläne nicht.

Am heikelsten sind fehlende Handwerkerrechnungen und ein verlorener Papier-Schuldbrief. Fehlt eine Rechnung, fragen Sie beim Handwerker nach einer Kopie.

Den Schuldbrief gibt es als Eintrag im Register oder als Papier.¹ Fehlt ein abbezahlter Papier-Schuldbrief, braucht es eine Kraftloserklärung. Das ist ein Gerichtsverfahren, das den verlorenen Titel ungültig macht, mit einer öffentlichen Frist von sechs Monaten.¹ Die Notariate nennen es «aufwändig und ziemlich kostspielig».¹⁰ Taucht der Titel auf, ist seine Löschung im Grundbuch in der Regel gebührenfrei.⁴

Was das für Sie heisst: Suchen Sie den Schuldbrief jetzt, im eigenen Tresor und bei der Bank. Nicht erst, wenn die Käuferschaft unterschreiben will.